Ten Voeten Uit organiseert al jarenlang hardloopevenementen die mensen in beweging brengen. Maar achter de schermen liep niet alles even vlot. Inschrijvingen gebeurden via een zelfgemaakte website, gecombineerd met losse tools en handmatige opvolging. Dat werkte, maar het vergde veel tijd en leverde vaak dubbel werk op.
Samen bouwden we aan een digitale oplossing die de volledige inschrijfervaring hertekent: eenvoudiger voor deelnemers, efficienter voor de organisatie, en klaar voor verdere groei.
De uitdaging: groei managen zonder dat alles vastloopt
De organisatie zat middenin een groeitraject, maar de bestaande digitale infrastructuur was niet meegegroeid. Daardoor:
-
Werden inschrijvingen deels manueel opgevolgd
-
Ontbrak een automatische koppeling met e-mailcommunicatie
-
Was er geen helder overzicht van wie waar voor ingeschreven was
-
Was mobiel gebruik beperkt, ondanks dat veel lopers onderweg info zochten
Deelnemers vonden meestal wel hun weg, maar het vroeg te veel handelingen - zowel voor hen als voor het team. Tijd voor een nieuw digitaal jasje.
De oplossing: een gebruiksvriendelijk systeem dat alles samenbrengt
We ontwikkelden een website die meer doet dan informeren. Het werd een performante inschrijfmachine op maat van sportevenementen:
- Custom inschrijfproces afgestemd op het type evenement
- Op maat gemaakte checkout met een overzichtelijke flow per deelnemer
- Automatische e-mailkoppeling (MailChimp) voor bevestigingen, updates & herinneringen
- Custom WordPress-plugin om deelnemerslijsten eenvoudig te exporteren per event
- Gebruiksvriendelijke kalender met filtermogelijkheden per loop
- Mobiel geoptimaliseerd voor snelle inschrijving via smartphone
- Visueel energiek design met sportieve beelden en duidelijke call-to-actions
- Schaalbare WordPress backend makkelijk te beheren en uit te breiden
Resultaat: minder werk, meer deelnemers, 500% omzetgroei
De impact van de nieuwe site liet niet op zich wachten:
-
500% omzetgroei binnen een seizoen
-
Meer inschrijvingen dan ooit dankzij eenvoud en vertrouwen
-
Vlottere interne processen door automatische flows
-
Deelnemerslijsten in een klik, altijd up-to-date via de custom plugin
-
Geen manueel mailen meer - elke deelnemer krijgt automatisch de juiste info
-
Sterke merkbeleving die de community van lopers motiveert
"We zijn eindelijk verlost van de administratieve chaos. Inschrijvingen verlopen nu vlot, deelnemers zijn beter geinformeerd, en wij houden tijd over om te focussen op het evenement zelf. De groei die we doormaken is geen toeval - het is het gevolg van digitale duidelijkheid."
— Team Ten Voeten Uit
